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  • Miguel Verduzco

¿Qué procesos mapear primero?

Actualizado: 21 de oct de 2019

Cada empresa es un mundo y dentro de ellas siempre están pasando muchas cosas. Habiendo trabajado con ya más de 50 empresas, me parece impresionante lo fácil que puede ser para un director perder la noción de cómo funcionan las cosas dentro de su propia organización.


Una buena forma de mantener claridad al respecto es describir, revisar y actualizar constantemente los procesos importantes para la empresa. El problema es que a veces los directivos se sienten abrumados por no poder describir los procesos a la perfección o al darse cuenta de que las descripciones acaban estando llenas de errores cuando quieren ponerlas en práctica.


Pero incluso los errores pueden ser útiles. Para entender el mundo, los cartógrafos medievales hacían mapas tan inexactos y estaban llenos de tantos errores, que verlos hoy provocaría sonrisas en cualquiera que haya visto el mundo a través de Google Maps. Si aquellos cartógrafos no se hubieran atrevido a trazar sobre papel concepciones sobre terrenos que no conocían, nunca hubieran descubierto el Nuevo Mundo y no hubiéramos podido llegar a tener mapas con el nivel de exactitud que tienen ahora.


Por suerte hoy en día tenemos muchas herramientas que pueden facilitar el proceso de mapear los procesos de la empresa y existen muchas formas de hacerlo. Desde los modelos SIPOC y hasta una simple check-list. La cantidad de procesos que se deben describir, qué tipo de mapeo utilices y hasta qué grado de detalle lleguen las descripciones de tus procesos depende 100% de las necesidades de tu empresa.



Si quieres saber más...




Pero independientemente de la industria en la que te encuentres y de qué manera prefieran mapear sus procesos, hay cuatro que son de esencial importancia y deberías tener descritos y monitorear regularmente para evitar cuellos de botella que entorpecen tu negocio y lo pueden llevar al descontrol.


I. CONVERSIÓN DE CLIENTES


El proceso de conversión de clientes o funnel de ventas es un gran ejemplo de uno que contiene muchos subprocesos, todos los cuales son igualmente importantes para cerrar a nuevos clientes.


La conversión de clientes puedes dividirla en cinco etapas. Dentro de cada una hay varios otros procesos que se pueden definir, documentar y gestionar para altos niveles de productividad y ejecución de ventas. Estas etapas son:


  1. Identificar un comprador potencial

  2. Primer contacto entre el potencial y tu producto/servicio

  3. Establecer la relación entre tu oferta y sus necesidades

  4. Negociación o proceso de decisión de compra

  5. Conversión del cliente o rechazo de tu producto/servicio


II. GESTIÓN DE LA OPERACIÓN


¿Una vez que existe la necesidad de tu producto o servicio, cómo se ve el flujo hasta que se le entrega a tu cliente? Para mapear este proceso puedes desglosar el flujo en los siguientes cinco pasos:


  1. Definir los alcances basados en la demanda

  2. Planear los tiempos y recursos necesarios

  3. Ejecutar y monitorear los avances de la operación

  4. Cerrar el proyecto o entregar el producto

  5. Revisión de calidad y definición de mejoras


III. PROYECCIÓN FINANCIERA


Solo si entiendes dónde está parada tu empresa con respecto a los números podrás tomar las decisiones que los lleven a tener éxito. Pero el mundo de las finanzas es muy complicado y existen una infinidad de reglas y regulaciones que deben cumplirse y que además están actualizándose constantemente. Para mantenerte actualizado sobre el desempeño financiero de tu empresa es importante que definan un espacio mensual para revisar estos tres elementos:


  1. Estado de resultados

  2. Flujos de efectivo

  3. Balance general


IV. RECLUTAMIENTO


Los procesos los hace la gente y tener a la gente equivocada puede ser fatal para cualquier organización. Por eso tener un buen proceso de reclutamiento puede tener un gran impacto en la forma en la que se desempeña el equipo de trabajo. Un proceso de reclutamiento completo consta de seis etapas. Cada una tienen un objetivo importante y consta de diferentes tareas que ayudan a conseguirlo:Identificar y definir la necesidad de un nuevo integrante


  1. Buscar a los candidatos en los lugares correctos

  2. Evaluar a los candidatos contra las necesidades del puesto

  3. Seleccionar al candidato más adecuado para el puesto

  4. Ofrecerle al candidato condiciones de trabajo atractivas

  5. Incluir al nuevo integrante al equipo e inducirlo en sus tareas



Si quieres saber más...




Describir estos procesos en tu empresa te ayudará a identificar sus principales oportunidades, a replantear los métodos actualmente utilizados, eliminar pasos no esenciales y pensar qué pasos podrían automatizarse para minimizar el trabajo manual innecesario.


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