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  • Miguel Verduzco

Procesos enfocados en tu equipo

Actualizado: feb 24

“Todos los problemas organizacionales son problemas fundamentales que involucran procesos e interacciones humanas. Independientemente de los asuntos técnicos, financieros o de otro tipo, los seres humanos siempre están involucrados en el diseño y la implementación de los mismos." - Edgar Schein

Según Edgar Schein, que es considerado el padre del desarrollo organizacional y la cultura corporativa, todos los problemas organizacionales son problemas de la relación entre las personas. No importa qué tipo de problema, Schein dice que los seres humanos lo crearon y al final son los responsables de solucionarlo.


Mientras más personas estén involucradas en una labor, más difícil se vuelve solucionar un problema. Esto se debe a que la cantidad de acuerdos que se tienen que realizar incrementa exponencialmente con cada persona que se suma a la ecuación. Dos personas = un acuerdo; cuatro personas = seis acuerdos; ocho personas = veintiocho acuerdos.

¡Al reunir a 16 personas, se debe llegar a 120 acuerdos! Por eso Jeff Bezos cree que no importa cuán grande sea tu empresa, no debes tener equipos más grandes de lo que dos pizzas puedan alimentar.


Cuanto más entendamos sobre nuestros procesos, más posibilidades tenemos de encontrar una mejor solución a los problemas del día a día. Si el equipo está involucrado en el diseño de los procesos, es más probable es que estas soluciones sean aceptadas y utilizadas por todos dentro de la organización.


Como diseñador de procesos me he dedicado los últimos seis años a comprender distintos procesos y los problemas interpersonales que implican. Mi labor ha sido la de hacer conscientes de esto a ya más de 60 equipos de trabajo y brindarles las herramientas para simplificarlos.


Sin embargo, aún cuando un equipo tiene las herramientas necesarias, implementar las soluciones y nuevas prácticas puede ser complicado. En este sentido he aprendido que es importante entender las fases por las que pasan los equipos de trabajo para tener la paciencia necesaria y no perder la esperanza durante la implementación.


Fase I: La Resistencia

Los miembros del equipo están trabajando duro, presionados por el día a día, y encima de eso son sobrecargado con lluvias de ideas, talleres de mejora y descripciones de procesos hasta que sienten que están a punto de explotar. La mayoría no pasan de la primera etapa y prefieren abandonar la iniciativa y volver a hacer las cosas como siempre se han hecho.


Fase II: La Aceptación

El trabajo intenso ha concluido y los equipos se vuelven a distraer con las actividades cotidianas, pero con una perspectiva diferente y un entendimiento más completo de sus procesos. Se empiezan a notar algunas mejoras en los resultados de su trabajo. Algunas empresas a veces se pierden esta interrupción para seguir optimizando más procesos y, como resultado, están constantemente sobrecargadas y acaban agotándose por completo.


Fase III: El nuevo Rendimiento

Esta es la experiencia de los procesos funcionando de una forma más automática. Las personas han adoptado la forma de trabajar nueva y se les ocurren mejores ideas, logran resultados con menos esfuerzo y, a menudo, se sorprenden con su propio rendimiento. Algunas veces esto empodera a los equipos y pueden llegar a sobre-comprometerse con nuevas iniciativas que terminan por fallar por falta de los recursos necesarios.


Fase IV: La Consolidación

La etapa final es donde la forma de trabajar se consolida y se establecen los nuevos estándares. Surgen nuevos problemas y aunque los resultados son mejores, el estrés empieza a incrementar nuevamente. La clave aquí no es dejar que este estrés bloquee el aprendizaje o revertir los resultados de estar en flujo, sino ver los nuevos problemas como un nuevo reto y repetir el ciclo.


Cada día los retos a los que se enfrentan las empresas se vuelven más grandes y más complejos. La competencia incrementa y la tecnología se renueva constantemente. Además, los equipos son cada vez más diversos, con diferentes perspectivas y trayectorias.


Para aguantar el paso, los equipos necesitan colaborar más eficientemente y las organizaciones necesitan mejorar constantemente para mantenerse relevantes para sus clientes. Por eso, el diseño de procesos es cada vez más importante para aprovechar el potencial de la organización y que el equipo pueda encontrar soluciones más creativas.



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